Bedrijven die actief zijn in de internationale handel vertrouwen allemaal op Incoterms om de verantwoordelijkheden van verkoper en koper in hun commerciële transacties vast te leggen. Hoewel kopers en verkopers vrij zijn om zelf contractuele voorwaarden te onderhandelen en te bepalen, kunnen gebruiken en interpretaties per land verschillen. Incoterms helpen misverstanden te voorkomen door een gemeenschappelijke, internationale set commerciële regels te definiëren.
Wat zijn Incoterms?
De Incoterms (International Commercial Terms) werden in 1936 gecreëerd door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC). Het zijn regels die internationale commerciële transacties reguleren, met name de leveringsvoorwaarden van goederen. Ze bepalen hoe verantwoordelijkheden worden verdeeld tussen de verkoper en de koper met betrekking tot transport, verzekering, douaneformaliteiten, rechten en belastingen, en de overdracht van risico.
Deze gestandaardiseerde commerciële voorwaarden zijn een belangrijk voordeel voor bedrijven die internationaal handelen. Ze bieden een gemeenschappelijke, universele taal die door bedrijven wereldwijd wordt erkend. Het is belangrijk op te merken dat Incoterms uitsluitend van toepassing zijn op fysieke goederen. Diensten en gedematerialiseerde producten vallen buiten hun toepassingsgebied. Bij een meningsverschil of geschil tussen koper en verkoper dienen deze voorwaarden als referentie.
Incoterms geven duidelijke antwoorden op de volgende vragen:
- Welke partij is verantwoordelijk voor de verzendkosten?
- Welke partij sluit de verzekering af en betaalt deze?
- Welke partij draagt de kosten die verband houden met de invoer?
- Welke partij moet de douaneformaliteiten afhandelen?
- Wat zijn de verplichtingen van elke partij en voor welk deel van het transport?
- Welke partij moet de begeleidende documenten van de goederen verkrijgen?
- Welke partij communiceert met de andere, op welk moment en via welke middelen?
- Welke partij kiest het type verpakking?
- Op welk moment vindt de risico-overdracht plaats?
Opmerking: Meestal kiest de verkoper de toepasselijke Incoterm en vermeldt deze op de commerciële factuur. Het verschijnt naast de HS‑code, die door de douaneautoriteiten wordt gebruikt om producten te classificeren en onder meer de douanerechten te bepalen.
Waarom Incoterms gebruiken?
Voor bedrijven biedt het gebruik van Incoterms veel voordelen. Het stelt hen in staat om:
Verantwoordelijkheden duidelijk definiëren
By using Incoterms, sellers and buyers precisely establish each party’s responsibilities and obligations throughout the entire process of transferring goods, thereby reducing the likelihood of misunderstandings and disputes.
Het risico op geschillen beperken
Internationaal begrepen en erkende standaardbegrippen helpen bedrijven om conflicten te voorkomen die kunnen ontstaan door culturele of taalkundige verschillen.
Kosten beheersen
Door te bepalen wie verantwoordelijk is voor welke kosten in de logistieke keten, krijgen bedrijven beter inzicht in hun uitgaven en kunnen ze hun budget optimaliseren.
Naleving van regelgeving garanderen
Incoterms zijn in overeenstemming met internationale handelspraktijken en worden vaak vereist in internationale verkoopcontracten, zodat bedrijven voldoen aan de toepasselijke wettelijke normen.
Onderhandelingen vereenvoudigen
Doordat de voorwaarden transparant zijn en vooraf gedefinieerd, worden commerciële onderhandelingen eenvoudiger en efficiënter.
De 11 Incoterms in twee categorieën
Er zijn 11 Incoterms, elk aangeduid met een drielettercode. Ze zijn onderverdeeld in twee categorieën: Incoterms voor alle vervoerswijzen en Incoterms enkel voor zee- en binnenwatertransport.
Incoterms voor alle vervoerswijzen
- EXW (Ex Works): De verkoper stelt de goederen op een afgesproken datum ter beschikking op zijn eigen terrein. De koper is verantwoordelijk voor het volledige proces, zowel qua kosten als risico.
- FCA (Free Carrier): De verkoper levert de goederen aan een door de koper gekozen vervoerder en verzorgt de exportformaliteiten. De koper draagt vanaf dat moment de kosten en risico’s.
- CPT (Carriage Paid To): De verkoper betaalt het transport tot een afgesproken bestemming, maar het risico gaat over op de koper zodra de goederen aan de eerste vervoerder zijn overgedragen.
- CIP (Carriage and Insurance Paid To): Zoals CPT, maar de verkoper moet een verzekering afsluiten die verlies of schade dekt.
- DAP (Delivered At Place): De verkoper draagt alle kosten en risico’s tot aan het overeengekomen afleverpunt, maar verzorgt geen douaneformaliteiten.
- DPU (Delivered at Place Unloaded): De verkoper is verantwoordelijk voor transport én lossing. Dit is het enige Incoterm dat lossing door de verkoper vereist.
- DDP (Delivered Duty Paid) : De verkoper neemt alle kosten, risico’s en formaliteiten op zich tot aan de eindbestemming, inclusief douane.
Incoterms voor zee- en binnenwatertransport
- FAS (Free Alongside Ship): De verkoper levert de goederen aan de kade naast het schip en regelt de exportformaliteiten. De koper draagt de kosten en risico’s vanaf dat moment.
- FOB (Free On Board): De verkoper laadt de goederen aan boord. Vanaf dat moment draagt de koper het risico.
- CFR (Cost and Freight): De verkoper betaalt de vrachtkosten tot aan de bestemmingshaven (exclusief lossing). Het risico gaat echter al over zodra de goederen zijn ingeladen.
- CIF (Cost, Insurance and Freight): Zoals CFR, maar de verkoper moet ook een verzekering afsluiten die minstens 110% van de goederenwaarde dekt.
EXW: het meest gunstige Incoterm voor de verkoper!
Als u in een internationale transactie uw goederen naar het buitenland verzendt en de onderhandelingen het toelaten, is EXW een uitstekende keuze: uw verantwoordelijkheden en kosten zijn dan minimaal.
Incoterms: continu evoluerende regels
Zoals de internationale handel verandert, veranderen ook de Incoterms. Na de versie van 2010 werd de versie van 2020 gelanceerd, die vandaag de referentie blijft. De versie van 2010 kan nog worden gebruikt, zolang dit expliciet wordt afgesproken.
Belangrijke wijzigingen sinds 2020:
DPU vervangt DAT, om een bredere waaier aan afleverlocaties te weerspiegelen.
Aanpassing van FCA, met de mogelijkheid voor een cognossement met “on board”-notitie.
Meer nadruk op veiligheid, verzekeringsvereisten en douaneformaliteiten.
Verschil tussen vertrek- en aankomstvoorwaarden
Vertrekvoorwaarden (risico tijdens hoofdtransport bij de koper):
- Multimodaal: EXW / FCA / CPT / CIP
- Maritiem: FAS / FOB / CFR / CIF
Aankomstvoorwaarden (risico tijdens hoofdtransport bij de verkoper):
DAP / DPU / DDP
Incoterms zijn essentieel geworden om logistiek te optimaliseren en misverstanden te voorkomen, vooral in een tijd waarin handel steeds sneller en internationaler wordt. Ze vereenvoudigen transacties en versterken het vertrouwen tussen zakenpartners.
Daarnaast is het belangrijk uw betalingen te beveiligen, bijvoorbeeld via een kredietverzekering en voorafgaand financieel onderzoek naar uw tegenpartij. Vergeet niet dat de gebruikte Incoterm ook in uw algemene verkoopsvoorwaarden moet worden opgenomen.
